Erfolgsgeschichte | Crossfit Pottbox

CrossFit Pottbox setzt auch im Back-Office auf digitale Unterstützung für reibungsfreie Abläufe

Gerrit und Lars Hüls gründeten im April 2018 gemeinsam mit Michel Fragemann die CrossFit Pottbox. Unter dem Motto „Der Weg ist das Ziel“ bieten sie ihren Kunden gemeinsam mit angestellten Trainern ein Fitness-Programm mit unterschiedlichen Elementen aus den Bereichen Kraft, Ausdauer, Gymnastik und Mobility.

Bereiche

Sport, Fitness, Wellness, Kursanbieter, Training

Herausforderungen

  • Eindeutige Positionierung im Markt erreichen
  • Unterschiedliche Kundengruppen ansprechen
  • Digitalisierungsmöglichkeiten ausschöpfen

Lösung

  • Beratung mittels Agentur
  • Analyse potenzieller Kundengruppen
  • Recherche und Einsatz von Branchen-Software und geeigneten Apps
  • Kundenzentrierte Herangehensweise

Vorteile

  • Digitalisierung strukturiert das Back-Office und reduziert redundante Tätigkeiten
  • Bargeldloser Zahlungsverkehr
  • Software-Einsatz erleichtert Kommunikation und Kundenbindung

Lars und Gerrit Hüls sowie Michel Fragemann (v. l. n. r.) inmitten ihrer CrossFit Pottbox (Foto: CrossFit Pottbox)

Dabei wollten die drei von Anfang an sehr kundenzentriert vorgehen und verschiedene Digitalisierungsmöglichkeiten nutzen. So kommen heute Apps und Programme zum Einsatz, die einerseits als Management-Tools das Back-Office strukturieren und entlasten, andererseits aber auch den Trainierenden Orientierung, Motivation und ein CommunityErlebnis bieten. „Wir sahen es von Anfang an als unsere Mission an, das ‚Best E-Gym‘ zu werden“, erklärt Gerrit Hüls. „Deshalb setzen wir verschiedene Apps ein, die vieles erleichtern und so eine echte Unterstützung bieten.“

Beratung von Anfang an

Nachdem die Gründer anfangs sowohl ihre Vision als auch die Mission erdacht und formuliert hatten, wandten sie sich vor weiteren Umsetzungsschritten an die Essener Design- und Kommunikationsagentur burnt GmbH. Deren Inhaber Marcel Schubert arbeitete mit ihnen in einem Workshop zunächst noch weiter den Markenkern der Unternehmung heraus und skizzierte Personas, also Prototypen verschiedener Nutzergruppen, die mit konkreten Eigenschaften als Kunden infrage kommen, aber auch spezifisch angesprochen werden müssen. Beispiele hierfür sind Kunden, die besonderen Wert darauf legen, nicht allein trainieren zu müssen und die Gruppe suchen, Menschen, die aufgrund von körperlichen Einschränkungen ein stark angeleitetes Training benötigen oder Frauen, die sich in anderen Studios lästigen Blicken ausgesetzt sehen. Marcel Schubert resümmiert: „Es ist fast schon erstaunlich, dass sich die Charaktereigenschaften der von uns ausgearbeiteten Personas hier jetzt sehr exakt in den trainierenden Menschen wiederfinden!“. Und Gerrit Hüls ergänzt sofort: „Unser Frauenanteil liegt tatsächlich bei 70 Prozent und das liegt eindeutig an der besondere Ansprache, die wir gefunden haben.“ Parallel zu diesen Vorüberlegungen hinsichtlich Markenkern, Botschaften und Personas hatten Gründer und Agenturchef stets auch die technischen Umsetzungsmöglichkeiten hinsichtlich Web und Social Media sowie die Integration diverser Apps fest im Blick.

Intensive Nutzung von Social Media

Gründer und Agentur nutzen Facebook, noch viel stärker aber Instagram. Dort spielen sie über die Story-Funktion kurze Trainings-Videos ein. Diese sind nur 24 Stunden lang online verfügbar, sodass die Kunden aufgrund des begrenzten Veröffentlichungszeitraums eher bereit sind, einen kurzen Film von sich drehen zu lassen. „Diese Filme geben den interessierten Menschen einen guten Einblick in den Ablauf des Trainings“, weiß Gerrit zu berichten. „Wie bei einem Marketing-Funnel (zu Deutsch etwa: „Verkaufstrichter“) können wir auf diese Weise gut erkennen, wer zunächst die normalen Beiträge mag, dann im nächsten Schritt beginnt, die Filme zu gucken und im Anschluss auf unsere Webseite geht. Irgendwann kommen diese Menschen uns dann besuchen, um sich vor Ort umzuschauen. Wenn auch das gefällt, steht das Probetraining an.“ Viele Unternehmen setzen heute zu Recht darauf, den sogenannten Customer Journey, also den Weg des Kunden zum Produkt, möglichst genau zu kennen. Im Umkehrschluss lässt sich daran auch gut ablesen, welche Marketing-Aktivitäten erfolgreich sind. Für Unternehmen bedeutet dies, zu wissen, wo hingegen werbliche Investitionen eingespart werden könnten.

Recherche nach den richtigen Digitalisierungs-Tools hat sich gelohnt

Die Betreiber der Crossfit Pottbox nutzen auch Branchensoftware, wie zum Beispiel das gern auch von Yoga-Studios eingesetzte Programm Mindbody. Dabei handelt es sich um eine Cloud-basierte Business-Management-Software, die für die Wellness-Branche entwickelt wurde. „Ich habe sehr viel Recherche investiert, um die für uns beste Gym-Software zu finden“, erinnert sich Gerrit. „Zwar handelt es sich bei Mindbody um eine durchaus hochpreisige Software, aber sie bietet uns viele Facetten, die wir bald noch brauchen werden“ (siehe hierzu weiter unten die Tabelle mit Features). Schon jetzt können sich die Trainierenden mittels einer Schnittstelle zur Software über die Website in den gewünschten Kurs einbuchen. Neben diesem Front-end, das die Nutzer sehen, existiert auch ein Backend, mit dem den Gründern weitere Funktionen zur Verfügung stehen. So lässt sich beispielsweise vermerken, ob eine Person verletzt ist, oder nachsehen, wie häufig eine Person kommt. „Falls jemand nicht mehr kommt, kann ich auch einfach mal nachfragen, was los ist. Riesenvorteile der Software sind aber auch das bargeldlose Agieren, die OnlineKurspromotion zur Kundengewinnung und die gesamte Management-Verwaltung bis hin zur Gehaltsabrechnung“, freut sich Gerrit. So werden auch Getränke einfach über die SEPAFunktionalität des Systems abgerechnet.

Software sorgt für Flexibilität in Preisgestaltung und Auslastung

Zudem lassen sich auch die unterschiedlichen Monatsverträge problemlos abbilden. Viele andere Anbieter können hingegen lediglich ein Standardmodell anbieten – was im Normalfall die unbegrenzte Nutzungszeit ist – und auch nur so abrechnen. Der große Nachteil: Die
Anbieter sind ständig ausgebucht und können keine weiteren Mitglieder mehr aufnehmen. Hier zeigt sich die CrossFit Pottbox deutlich flexibler – was sicher auch dem einen oder anderem Nutzer in finanzieller Hinsicht ganz lieb ist.

„Riesenvorteile der Software sind das bargeldlose Agieren, die Online-Kurspromotion zur Kundengewinnung und die gesamte ManagementVerwaltung bis hin zur Gehaltsabrechnung.“

Gerrit Hüls, CrossFit Pottbox

Die Wellness-Branche profitiert stark von der Digitalisierung

Immer mehr Yoga-Studios, Fitness-Center, Kampfsportarenen, Tanzschulen oder BeautySalons setzen bereits auf digitale Lösungen. Sie minimieren Routine-Arbeiten, erschließen neue Kundengruppen und stärken deren Bindung zum Unternehmen. Ähnliche Digitalisierungsmöglichkeiten finden sich auch in der Gesundheitsbranche, wie z. B. bei Physiotherapien. Hier ein Auszug der vielen Möglichkeiten, die die CrossFit Pottbox bereits
einsetzt und deren Nutzen sich auch auf andere Geschäftsfelder übertragen lässt:

Nutzen für Unternehmen

  • Fitnessstudio-Management-Verwaltung mit Mitgliederfakturierung, Kursverwaltung, KursleiterDienstplänen, Gehaltsabrechnungen, Automatisierungen sowie Berichte und Analysen (in Abhängigkeit von der Software-Variante
  • Erweiterung des eigenen Bekanntheitsgrades durch die Möglichkeit zur kostenlosen Promotion eigener Kursangebote in der App.

Nutzen für Verbraucher

  • App bietet Suchmöglichkeit nach Fitnessund Wellness-Angeboten
  • Kurse und Angebote sind direkt buchbar
  • Kursbuchung lässt sich in den eigenen Terminkalender exportieren (Outlook, ICal)
  • Mindbody kann mit der Fitbit (beliebter Aktivitätstracker) verbunden werden

App unterstützt Trainer in der Kommunikation und Kundenbindung

Jeden Tag erstellt Michel ein sogenanntes Workout of the Day, kurz WOD, und stellt es mit einem Foto eines Kunden online. „Wir nutzen hierzu SugarWOD, eine App, mit der wir unsere Kunden motivieren, die Community stärken, das Coaching noch weiter verbessern und ständig neue Ideen für Workouts generieren, um eine hohe Abwechslung garantieren zu können“, so der erfahrene Trainer. Trainierende zollen sich für ein gelungenes Workout gegenseitigen Respekt, ausgedrückt über einen sogenannten Fist Bump (ein Faustgruß, der online ähnlich eines Likes vergeben wird) oder geben anderweitig Kommentare ab – die Wertschätzung steigt. Auch lassen sich die eigenen Trainingsergebnisse gezielt analysieren und Verbesserungen in der Leistung darstellen. Daneben können die Trainer mittels der App auch untereinander kommunizieren und sich gegenseitig wichtige Hinweise geben. Hier die Vorteile auf einen Blick:

Für Betreiber

  • Automatisiertes Publishing von Workouts in Richtung Website, Social Media, App oder andere Kanäle
  • Analyse von Performance, Fortschritt und Teilnahme/Aktivität der Mitglieder
  • Individuell gestaltbar z.B. hinsichtlich Logo (Branding), Zugangsmöglichkeiten
  • Supervision der Coaches

Für Coaches

  • Synchronisierungsmöglichkeiten untereinander, Kommunikationsfeatures
  • Workout-Publishing über die App
  • Eigene „Trainingspläne“ für Kunden erstellen (Personaltraining)

Für Trainierende

  • Erhöhung der Motivation (durchschnittlich 5 Zugriffe pro Tag) durch Kontaktaufnahmen zu anderen
    Trainerenden (in der eigenen Box oder auch weltweilt) JA
  • Vorbereitungsmöglichkeit auf kommende Trainings (Anleitung)
  • Vorbereitungsmöglichkeit auf kommende Trainings (Anleitung)

Gemeinsame Strategieentwicklung und Umsetzung in der Praxis

Nach dem Workshop nehmen Strategie und Gestaltung Form an. (Fotos: burnt GmbH)

„Insgesamt haben wir uns jetzt 7 mal getroffen, zweimal davon zu einem längerem Workshop“, erinnert sich Marcel. „Anfangs haben die 3 Gründer ja auch einfach mal irgendetwas in den sozialen Medien gepostet, um diese bei all der anderen Arbeit nicht zu vernachlässigen. Aber mit der Entwicklung einer Strategie haben wir im Anschluss jetzt auch einen richtigen Kommunikationsfahrplan entworfen. Nun weiß jeder, was wann zu tun ist und kommt nicht mehr ins Schlingern.“ 2019 werden die Aktivitäten auf Instagram und Facebook mit einer Google-AdWords-Kampagne flankiert werden, zudem wird gerade der eigene YouTube-Channel aufgebaut. Der wird unter anderem Work Outs für zu Hause und Tutorials beinhalten.

Zusammenarbeit hat sich gelohnt

Die Slogans der CrossFit Pottbox lauten übrigens: „Wir erreichen deine Ziele, wir machen dich stark, wir sind an deiner Seite.“ In gewisser Weise scheint das auch ein gutes Motto für gelungene Kooperationen von kleinen und mittleren Unternehmen mit digitalen Spezialisten zu sein. „Wir haben ja durchaus etwas Erfahrung in den verschiedenen Bereichen, die wir hier gemeinsam bearbeitet haben“, sagt Gerrit, „sei es das Marketing oder das spezielle Handling von Social Media, aber Marcel hat uns immer wieder mit guten Argumenten hier ein bisschen nach links und dort 3 Grad nach rechts geschubst und zudem mehr Struktur hineingebracht. Das war schon wirklich gut.“

Der CrossFit-Gedanke

Bei der Digitalisierung der CrossFit Pottbox zählten Muskelkraft und Köpfchen. Die Gründer nahmen Agenturchef Marcel Schubert in ihre Mitte. (Foto: Houben)

CrossFit verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, indem es verschiedene Elemente aus Eigengewichtsübungen, Turnen, Gewichtheben oder Sprints verbindet. Diese Mischung soll nicht nur Kraft und Ausdauer verbessern, sondern auch Schnelligkeit und Beweglichkeit. Das täglich andere Workout, das die Übungen bestimmt und vom Trainer bei der CrossFit Pottbox wöchentlich neu geschrieben wird, liegt zwischen ca. 20 und 60 Minuten. Vom Warm-up an werden die Übungen von einem Trainer begleitet. Trainiert wird in der Gruppe, was eine direkte gegenseitige Motivation ermöglicht. Der Gründer und Vater des CrossFit-Gedankens ist der amerikanische Turner Greg Glassman.

Kontakt

CrossFit Pottbox 
Hüls Hüls Fragemann GbR
Ruhrau 33a
45279 Essen
Telefon: (02 01) 85 09 04 80
Web: https://crossfit-pottbox.com
E-Mail: contact@crossfit-pottbox.de

burnt GmbH | Design- und Kommunikationsagentur
Marcel Schubert
Max-Keith-Str. 66
45136 Essen
Tel.: 0201 47646100
Web: https://burnt.agency/
E-Mail: hello@burnt.agency