Erfolgsgeschichte | be in mind

Analoge betriebliche Abläufe sauber digital umgesetzt

Hintergrund

Das Unternehmen BAR-TEK® ist Spezialist für Motoren-Tuning. Hier geht es nicht um ein Tuning im Sinne von Tieferlegen oder breiter machen, sondern um das Ausreizen der größtmöglichen Leistung des Antriebsaggregats. Dafür unterhält BAR-TEK® sowohl einen eigenen Prüfstand als auch Prüfgeräte und bietet neben der Entwicklung eigener Teile auch Kundenumbauten an. Der Inhaber des Unternehmens arbeitete früher unter anderem als leitender Motoren-Ingenieur bei Ralf Schumacher im Formel 1-Rennstall von Toyota und blickt neben einer 10-jährigen Tätigkeit in der Königsklasse des Automobilsports auf insgesamt 15 Jahre Motorsport-Erfahrung zurück.

Seit einiger Zeit betreibt BAR-TEK® auch einen Online-Shop, in dem sowohl Fremdprodukte als auch Eigenentwicklungen für das Motoren-Tuning verkauft werden.

Aufgabe

In einer strategischen Entscheidung entschloss sich das Unternehmen dazu, den Online-Handel künftig zu verstärken und den Shop dafür verbessern und ausbauen zu lassen.

Im Rahmen eines Relaunches der Website bestand eine Aufgabe auch darin, eine SEO-Überarbeitung vorzunehmen, die Website also für Suchmaschinen zu optimieren. Diese Bearbeitung, an der einer der Gründer von be in mind maßgeblich beteiligt war, verlief so erfolgreich, dass der Umsatz nach einem Jahr im siebenstelligen Bereich verdoppelt werden konnte. Allerdings wurde gleichzeitig auch klar, dass weitere Verbesserungen an den Grenzen des Shop-Systems scheitern würden. Das Unternehmen war deshalb bereit, sich für ein neues System mit höherer Zukunftskompatibilität zu öffnen. Diese Aufgabe aber konnte das bis dahin beratende Unternehmen nicht übernehmen. Zu diesem Zeitpunkt gründete sich be in mind und BAR-TEK® wurde aufgrund der bisherigen guten Zusammenarbeit mit einem der Gründer einer der ersten Kunden.

Der Auftrag bestand darin, ein neues, adäquateres Shop-System auszuwählen,  den Umzug zu planen, die Daten-Migration durchzuführen und neue, vorher nicht nutzbare Funktionalitäten zu implementieren. Dabei fiel die Wahl des Online-Shopsystems zugunsten von Shopware in der Open-Source-Software-Edition aus.

Herausforderungen

Neben der Umstellung auf Shopware musste auch die Einführung einer Lagerwirtschaft vorangetrieben werden, denn die Vervielfachung der Lieferungen, die die Umsätze bereits so stark hatten steigen lassen, verlangte nach neuen Lösungen – nicht zuletzt, da die Fehlerquote beim Versand angestiegen war. Die Einstellung weiterer Mitarbeiter aber kam durch die begrenzte Fläche nicht infrage und ein Umzug des Unternehmens in größere Räumlichkeiten stand aufgrund der Vielzahl der vor Ort verbauten und installierten technischen Einrichtungen nicht zur Debatte. Also galt es, zunächst die betrieblichen Prozesse zu analysieren und Optimierungspotenziale zu erkennen. Dabei wurde deutlich, dass sowohl im Bereich Lager und Versand wie auch bei den Bestellprozessen EDV-gestützte Systeme zu deutlichen positiven Effekten führen würden. Entsprechend wurden dort, wo sinnvoll, Automatisierungsprozesse implementiert. Zugleich konnte den Mitarbeitern im Versand ergänzend ein System mit Barcode-Scannern an die Hand gegeben werden, um die Fehlerquote noch deutlicher zu minimieren.

Kundennutzen

BAR-TEK® wurde durch die bisher durchgeführten Automatisierungsprozesse nicht nur in die Lage versetzt, die durch die Erfolge im Online-Handel bis dato schon stark angestiegenen Anforderungen umzusetzen. Auch den künftig noch zu erwartenden weiteren Steigerungen wird das Unternehmen nun gerecht werden können.

Die deutlich gestiegene Produktivität sorgte auch dafür, dass der Mitarbeiterstamm nicht vergrößert werden musste. Zeitgleich arbeitet das Team heute trotz dieser Steigerung wieder deutlich entspannter.

Zudem konnte die mit 1,5 Personentagen/Monat vorher recht zeitintensive Buchhaltungsvorbereitung durch die einfache Einrichtung einer kostengünstigen DATEV-Schnittstelle auf ein Minimum reduziert werden. Diese eingesparte Arbeitszeit kann nun an anderer Stelle, zum Beispiel in der Lagerhaltung, sinnvoll genutzt werden.

Die Umstellung auf ein neues Shopsystem mit erweiterten Funktionalitäten gibt dem Unternehmen zudem eine sichere Basis, um den Online-Handel wie gewünscht weiter ausbauen zu können.

Weiterentwicklung und Ausblick

Weitere Automatisierungsprozesse werden sich den bisher schon durchgeführten anschließen, um die Abläufe noch effektiver gestalten zu können. Zudem sollen internationale Märkte über den englischsprachigen Shop ausgebaut werden. Dies geschieht, wie im deutschen Markt, primär über die Suchmaschinenoptimierung. Aber auch in Sachen Social Media und Videomarketing wird BAR-TEK® in Zukunft mehr bewegen, denn erste Tests zeigten schnell, dass sich diese Kanäle ebenfalls für das Unternehmen rentieren.