Erfolgsgeschichte | Gehring Group

Digitale Poststelle befreit Anwälte und Insolvenzverwalter von Routineabläufen

Ein großer Insolvenzverwalter aus dem Ruhrgebiet hat das Bearbeiten seiner täglich anfallenden Eingangspost neu aufgestellt. Im Scan-Center der Gehring Group werden die papiergebundenen Dokumente täglich gescannt und automatisch den jeweiligen elektronisch geführten Fallakten zugeordnet. Der ganzheitliche Digitalisierungsprozess löst die Medienbrüche zugunsten effizienter Workflows auf und entbindet die zehn Insolvenzanwälte von zeitraubenden Verwaltungsaufgaben.

Bereiche

Verwaltung, Sozietäten, Bereiche mit viel Schriftverkehr

Herausforderungen

  • papiergebundenen Dokumente digitalisieren
  • Indexierung und Verschlagwortung sichern
  • Datenschutz berücksichtigen

Lösung

  • Aufbau einer externen digitalen Poststelle
  • Erstellen von Formularerkennungs-Templates
  • Aufbau und Erkennung von über 200 Kategorien
  • Schnelle Zurverfügungstellung der automatisch indexierten Scans

Vorteile

  • Workflow verbessert
  • Mitarbeiter von Routinejobs entlastet
  • Automatisierungsgrad von bis zu 98 Prozent

Deutlich mehr Effizienz, höhere Prozesssicherheit und verbesserte Nachvollziehbarkeit: Die enormen Potenziale der Digitalisierung ziehen sich durch alle Wirtschaftsbereiche. Das schließt ebenso die Rechtspflege ein, wie etwa der Entscheid zur Einführung der elektronischen Gerichtsakte (eAkte) in künftig allen Gerichtszweigen zeigt. Eine auf Insolvenzverwaltung spezialisierte Sozietät aus dem Ruhrgebiet wollte die digitale Transformation weiter vorantreiben.

Die Digitalisierung zu Ende denken

Schon vor einigen Jahren hat die digitale Akte dort mit rund 6.500 im IT-System abgebildeten Verfahren Einzug gefunden. Führend im Einsatz hierfür sind die Branchenlösung für Insolvenzverwalter winsolvenz und LEXolution.DMS, ein Dokumentenmanagementsystem für Wirtschaftskanzleien. Bei einer Analyse der Prozesse jedoch erwies sich als Flaschenhals, dass die Anwälte noch immer tagtäglich die Eingangspost nach dem selbst durchgeführten Scannen von Hand indexieren mussten, um sie für die digitale Weiterbearbeitung vorzubereiten.

Freie Ressourcen, klarer Kopf

„Auf einen Arbeitstag je Anwalt entfiel im Schnitt eine gute Dreiviertelstunde auf reine Verschlagwortungsaufgaben“, erklärt der für die Organisation und das Qualitätsmanagement Verantwortliche. Die von einer Assistentin gescannten Dokumente mussten von den Volljuristen händisch den Fällen zugeordnet und anhand von über 200 Unterkategorien indexiert werden, so etwa nach Absender, Titel und Versanddatum. „Durch eine Automatisierung der Verschlagwortung wollten wir die Schreibtische und somit letztlich auch die Köpfe unserer zehn Anwälte freibekommen für ihre originären Aufgaben.“

Aufbau einer externen digitalen Poststelle

Bereits in der Vergangenheit hatte die Sozietät gute Erfahrungen mit der aus Oberhausen stammenden Gehring Group als spezialisiertem Partner rund um die Archivlogistik gemacht. In deren Hochsicherheitslager werden auch seit vielen Jahren die Akten der Kanzlei langzeitarchiviert und nach Ende der Aufbewahrungsfristen fachgerecht entsorgt.

Gemeinsam wurde nun ein Planszenario erarbeitet, um den kompletten Scan-Prozess für die eingehende „gelbe“ wie auch die Gerichtspost von der internen Assistenzstelle zu einer digitalen Poststelle bei der Gehring Group zu verlagern. Die IT-Entwicklungsabteilung der Gehring Group hat hierfür ein Digitalisierungskonzept erstellt. Erklärte Ziele waren die Auslagerung von OCR -Volltexterkennung samt Formularerkennung und inhaltsbezogener Zuordnung des jeweiligen Schriftstücks zu einem Verfahren, dem richtigen Register und zuständigen Bearbeiter sowie die darauffolgende Übergabe der entsprechend indexierten Dokumente zur weiteren Fallbearbeitung an LEXolution.DMS.

Formularerkennung über den Scan-Client

Mit ArchiCapture® verfügt die Gehring Group über einen eigenentwickelten Scan-Client, der zahlreiche individuelle Skalierungsmöglichkeiten bietet. Dies ermöglichte es im ersten Projektschritt, die OCR-basierende Merkmalserkennung auf die typischen Dokumente der Eingangspost hin einzurichten. Hierfür wurden zahlreiche Formularerkennungs-Templates erstellt, die sich jederzeit auch anpassen und ergänzen lassen. „Im Grunde haben wir dem System gezeigt, welche Dokumente es gibt, wie sie aussehen, sich definieren und wie man sie einem bestimmten Aktenzeichen zuordnen kann“, erklärt Philipp Begoihn, Software-Architekt der Gehring Group, das Vorgehen.

Dazu gehört insbesondere, dass jedes Dokument eindeutig einer von aktuell über 200 vordefinierten, auch als „Lasche“ bezeichneten Unterkategorien zugewiesen wird. Das funktioniert über Deskriptoren wie zum Beispiel „Amtsgericht“, Schlüssel-Satzbausteine wie „Beschluss über die Eröffnung eines Verfahrens“ und „im Eröffnungsverfahren wurde [...] zum Insolvenzverwalter bestellt“ oder auch Ausschließungsbegriffe wie „wurde abgeschlossen“. Die Formularerkennung wird stetig verfeinert und ausgebaut.

Die digitale Poststelle im laufenden Betrieb

Nach Umsetzung der Vorgaben arbeitet die digitale Poststelle mittlerweile seit drei Jahren im erfolgreichen Echteinsatz. Jeden Arbeitstag trifft beim Insolvenzverwalter gegen 9 Uhr die morgendliche Post ein – drei Mal pro Woche wird parallel dazu auch die Gerichtspost ins Haus geholt. Nach erster Durchsicht durch einen Sachbearbeiter, etwa um den Empfang enthaltener Zahlungsbekenntnisse zu bestätigen, holt ein Bote der Gehring Group die Eingangspost ab. Dort nimmt sodann die externe digitale Poststelle ihre Arbeit auf.

Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der nationalen Datenschutzgesetze. Die Gehring Group hat sich vertraglich Verschwiegenheit auferlegt. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter durchweg der DSGVO, dem Bundes- bzw. Landesdatenschutzgesetz (BDSG/LDSG), dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung etwa gemäß § 203 StGB verpflichtet.

„Auf einen Arbeitstag je Anwalt entfiel im Schnitt eine gute Dreiviertelstunde auf reine Verschlagwortungsaufgaben.“

Für Organisation und Qualitäts­management verantwortlicher Mitarbeiter der Sozietät

Die Post wird geöffnet und für das Scannen vorbereitet, insbesondere entfaltet und entklammert. Ferner werden Patchcodes als Trennblätter eingefügt, um beim folgenden Einscannen per Stapelverarbeitung im Duplex-Verfahren die Trennung der Vorgänge in einzelne Dateien definieren zu können. Zu den Besonderheiten gehört es beispielsweise, Haftnotizen separat zu erfassen und schwer lesbare Quittungsdurchdrucke nachzubearbeiten. Auf diese Weise gescannt, werden die Seiten zu PDF-Dokumenten zusammengeführt und entsprechende Indexdateien erstellt. Letzteres ermöglicht schließlich nach der sicheren VPN -Verbindung an LEXolution.DMS dort das automatische Zuordnen der Post zu den jeweiligen Akten.

Fein abgestimmtes Zusammenspiel

Im Anschluss sichtet die Assistenzkraft in der Kanzlei den Eingang und führt bei Bedarf Nacharbeiten durch. Die automatische Indexierung ist zu diesem Zeitpunkt bereits vollzogen und es sind nur noch etwaige Klärfälle zu bearbeiten. Bereits zur Mittagszeit liegt daraufhin die komplette Tagespost im System fertig verschlagwortet vor, worüber die Anwälte eine Nachricht erhalten. Dieses hohe Tempo ist gerade mit Blick auf einzuhaltende Fristen für die Kanzlei äußerst wichtig.

„Die Prozesse sind fein abgestimmt und gut eingespielt. Dabei bringt jede Seite ihr Fachwissen und ihre Stärken ein“, wie der Kunde betont. Zudem gibt die Gehring Group nach Vorgaben der Sozietät eine Einschätzung darüber ab, welche Dokumente auch im Original aufbewahrt werden müssen, so etwa Bestallungsurkunden oder Steuerbescheide. Das erspare es, jedes Printdokument erneut in die Hand nehmen zu müssen, so der Leiter von Organisation und Qualitätsmanagement weiter.

Die archivierungswerte Post wird auf Dauer in den Hochsicherheitslagern der Gehring Group aufbewahrt, alles andere nach Ablauf der Qualitätssicherungszeit des Kunden von den Mitarbeitern der Gehring Group fachgerecht vernichtet und entsorgt.

Überzeugende Automatisierungsraten

Über einen stetigen Optimierungsprozess hat die Gerichtspost mit 98 Prozent den höchsten Automatisierungsgrad sehr schnell erreicht, die Steuerpost liegt mit 95 Prozentpunkten knapp dahinter. Das ausgegebene Ziel wurde somit erreicht: Die Verlagerung der täglichen operativen Tätigkeiten inklusive der automatisierten Indexierung an einen externen Dienstleister.

Derart entbunden von hinderlichen Verwaltungsaufgaben, können sich die Fachkräfte auf ihre juristischen Aufgaben konzentrieren. Die schnelle Verarbeitung der Tagespost in der externen digitalen Poststelle erzeugt zudem geringere Kosten als die einer internen Poststelle, zumal der Insolvenzverwalter auch keine eigene Vertretungsregelung benötigt. Eingespart wird insbesondere auch der eigene Betrieb von Hardware, die zur Ausfallsicherheit redundant vorgehalten werden müsste, nebst entsprechender Lizenzen, etwa für Scan-Client und OCR-Software.

„Wir sind den Weg der digitalen Transformation konsequent weitergegangen, statt die Entlastung der Anwälte durch Einstellen weiterer Assistenz- und Hilfskräfte zu kanalisieren“, lautet das Resümee auf Seiten der Sozietät, und das mache durchaus eine gewisse Sonderstellung in der Branche aus. Im nächsten Schritt wolle man zusammen die Erkennungsquote weiter optimieren und gemeinsam mit der Gehring Group untersuchen, wie sich auch die stetig steigende Anzahl an E-Mails in das Gesamtsystem der automatisierten Eingangsbearbeitung mit aufnehmen lassen könne.

[1] siehe hierzu: „Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs“, BGBl. I 2017, S. 2208

[2] OCR (Optical Character Recognition) steht für optische Zeichenerkennung innerhalb von Bildern.

[3] Alternativ könnte die Post auch direkt auf die Gehring Group umgeleitet oder vom Kunden zum externen Scan-Center gebracht werden.

[4] VPN (Virtual Private Network) steht in diesem Kontext für Verschlüsselung in Echtzeit zur zuverlässigen Verhinderung von Abhören und Mitschneiden der übertragenen Daten.

Autor: Andreas Becker, M.A.

Weitere Informationen:
Gehring Group
Nils Gehring

Max-Planck-Ring 62
D-46049 Oberhausen

Telefon: +49 0208 82034-13

https://gehring.group
n.gehring@gehring.group

2018-12-20T11:51:27+00:00