Reporting in Start-ups – 5 Schritte zu Berichten, die allen nützen

Wie Berichte für Stakeholder mit dem Google Data Studio zum Dynamo der Unternehmensentwicklung werden

 

Im Aufbau des Unternehmens sind Zeit und Geld oft extrem knappe Ressourcen – dennoch rechnen die Stakeholder mit regelmäßigen Finanzreports und anderen Berichten. Das Start-up hat hier die Chance, mehrere Fliegen mit einer günstigen Klappe zu schlagen: Mit dem Google Data Studio steht ein kostenloses Tool zur Verfügung, das Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt und zum individuellen Nutzen aller Akteure professionell visualisiert. Die automatisierten Reports binden nach der Einführung wenig Manpower. Damit wird das Berichtswesen von einer Pflichtübung zum Beiträger einer agilen Unternehmensentwicklung und der kontinuierlichen Verbesserung von Produkten und Leistungen.

 

Schritt 1: Evaluation – oder warum ein Berichtswesen Pflicht und Kür in einem ist

Dass die Stakeholder Transparenz erwarten, ist klar, und besonders gut sieht es aus, wenn die entsprechenden Reports aussagekräftig und in der CI des Unternehmens daherkommen. Aber ein automatisiertes Berichtswesen kann einem Start-up auch darüber hinaus zu einer frühen Professionalisierung und mehr Umsatz verhelfen. Wenn jeder Akteur in- und außerhalb des Teams individuell auf seine Position zugeschnittene und intuitiv erfassbare Reports erhält, verbessert das die Effektivität der im Unternehmen getroffenen Entscheidungen enorm. Das Team handelt unter einer Gesamtperspektive, wenn jeder automatisch einen Überblick über die Schlüsselkennzahlen aus den Arbeitsbereichen der Kollegen hat. Und nicht zuletzt erlauben Reports eine schnelle Reaktion auf das Überschreiten positiver oder negativer Schwellwerte.

Die Evaluationsphase ist hierbei einfach ein erster gedanklicher Überblick über den Status quo Ihres Reportings. Welche Anforderungen oder Verbesserungswünsche gibt es? Wo wäre mehr Transparenz sinnvoll? Wie können Fehler aus der Vergangenheit in Zukunft durch agile Berichte vermieden werden?

 

Schritt 2: Konzeption – Finanzreports sowie Berichte für Stakeholder und Mitarbeiter von Grund auf gedacht

In der Konzeptionsphase entscheiden Sie konkret über

  • Berichtsarten: Welche Standardberichte, Abweichungsberichte (bestimmte Trigger für Reports werden festgelegt) und Bedarfsberichte (hierunter fallen auch die AdHoc-Reports) eignen sich für Ihre Zwecke?
  • Akteure: Wer sind die Datenquellen, wer Ersteller, Empfänger und Wächter?
  • Kennzahlen: Welche Kennzahlen (Performance Indicator, PI) und Schlüsselkennzahlen (Key Performance Indicator, KPI) sollten wem, wie oft oder in welchem Fall zur Kenntnis gelangen?

 

Schritt 3: Prototyping – so schön und schlank wie möglich

Sie können z. B. erst auf Papier skizzieren oder sich selbst oder einem Mitarbeiter ein Work-in-progress-Briefing schreiben und dann im Google Data Studio an die Modellierung gehen – auch zu mehreren gleichzeitig, gerade hierfür ist das Tool gemacht. Es läuft derzeit stabil in der Beta-Version und führt im Vergleich zu beispielsweise Google Analytics wesentlich komfortabler zu einer schönen, intuitiven Darstellung der Daten.

Vom Datei-Upload (CSV-Dateien) über Analytics bis hin zu BigQuery kann es mit sämtlichen relevanten Google-Diensten verknüpft werden, darüber hinaus über diverse von Drittanbietern oder Open-Source-Quellen bereitgestellte sogenannte Connectors z.B. mit MailChimp Analytics oder dem Amazon-Konto.

Dann geht es an die Visualisierung in Zeitreihen, Balken-, Kreis- oder Flächendiagrammen, Landkarten, Kurzübersichten und anderem mehr.

Verbinden, Visualisieren, Teilen im Google Data Studio – so entstehen attraktive Finanzreports und andere agile Berichte.

 

Alles kann an die Unternehmens-CI angepasst werden, und auch eigene Grafiken, Bilder und natürlich Texte lassen sich hinzufügen. Sobald einer der Anwender oder Empfänger einen Bericht aufruft, werden die Daten automatisch aktualisiert. Der Ersteller kann festlegen, wie interaktiv der Empfänger mit dem Dashboard umgehen darf. Kann er beispielsweise nur den Zeitrahmen verändern oder auch andere Parameter aufrufen und verknüpfen?

Der Export der Dashboards ins pdf-Format ist derzeit im auf agile Berichte fokussierten Google Data Studio nicht vorgesehen und daher eher unpraktisch. Es gibt aber Browsererweiterungen, mit denen sinnvoll gestaltete Pdfs exportiert werden können.

 

Schritt 4: Launch – früh beginnen, oft aktualisieren

Während die Finanzreports und Berichte für die Stakeholder meist klaren Vorgaben folgen, die es gleich mit einem gewissen Perfektionsanspruch umzusetzen gilt, hat sich, was die internen Berichte betrifft, das Motto „Launch early, update often“ bewährt. So profitiert der Aufbau des Unternehmens sowie die angebotenen Produkte und Leistungen möglichst schnell von den gezielten Informationen, während das dynamische Feedback der Empfänger das Berichtswesen Runde um Runde verbessert.

 

Schritt 5: Optimierung – locker im Kreis

Ob für den Teamaufbau oder die Installation des Berichtswesens: der Demingkreis nach Shewart.

Plan. Do. Act. Check. So sieht Walter A. Shewarts Demingkreis von 1939 aus, und er ist immer noch aktuell. Im Zuge des kontinuierlichen Feedbacks der Berichtsempfänger, des Teamaufbaus und der Aufnahme zusätzlicher Produkte und Leistungen erhalten die Dashboards immer mal wieder ein Update. Wichtig ist es dabei auch, stets die Datenqualität im Auge zu behalten. Da die Aktualisierung der Daten selbst jedoch automatisch passiert, bindet das Berichtswesen nach der Ersteinführung vergleichsweise wenig Ressourcen.

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