Interview mit Dr. Simon Grapenthin, Geschäftsführer und Software-Ingenieur, von Interaction Room GmbH

„Wir bieten Unternehmen einen kostenlosen Digitalisierungs-Check an, denn wir glauben fest, dass Digitalisierung nur wertschöpfend ist, wenn der digitale Reifegrad einer Organisation berücksichtigt wird.“

Simon, aus welcher Situation heraus hast du gegründet?

Ich bin ein Praktiker und habe während des Studiums immer auch außerhalb der Uni gearbeitet. So untersuchte und beriet ich zum Beispiel in der öffentlichen Verwaltung, wie man eine IT-Compliance einführen kann oder habe die Auswahl und Einführung eines Customer-Relationship-Management-Systems für ein Dienstleistungsunternehmen begleitet. Auch für meine Master-Arbeit habe ich direkt im Unternehmen gearbeitet: Ich sah mir für eine große Versicherung Unternehmensarchitektur-Frameworks an, um dann ein Baukastensystem zu entwickeln, das auf die Erreichung der Unternehmensziele ausgerichtet war. Im Zuge meiner Promotion am paluno, dem Softwaretechnik-Institut der Universität Duisburg-Essen, habe ich mich dann ab 2011 mit den Problemen in der Frühphase von Software-Projekten auseinandergesetzt. Schon am Anfang können in solchen Projekten wichtige Dinge schiefgehen, auch wenn ein letztliches Scheitern dann erst viel später auftritt. Deswegen habe ich die Methode Interaction Room entwickelt und ihren Nutzen wissenschaftlich validiert. Nun braucht die Entwicklung und Evaluation von Methoden Praxiseinsätze, damit man in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu einer wirklich funktionierenden Methode gelangt. An diesem Punkt haben wir gesehen, dass es in Unternehmen wirklich einen großen Bedarf gibt, Prozesse zu verändern, Neues zu entwickeln und eben auch Software-Projekte besser zu steuern. So reifte die Entscheidung zur Gründung des Unternehmens.

Hast du den Start der Firma direkt mit weiteren Partnern oder Mitarbeitern hingelegt?

Das Gründer-Team besteht aus fünf Personen, nämlich zwei Professoren und drei ehemaligen wissenschaftlichen Mitarbeitern. Gemeinsam mit Erik Hebisch, Computer-Visualist und zuvor am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO tätig, fungiere ich als Geschäftsführer. Inzwischen ist die Belegschaft auf zwölf Mitarbeiter angewachsen.

Mit welchen Angeboten geht Interaction Room denn in den Markt?

Die Idee hinter dem Interaction Room ist es, eine 360-Grad-Sicht auf ein Software-System zu erstellen, und zwar mit der Fokussierung auf die erfolgskritischen Aspekte. Um dieses Verständnis herzustellen, muss man kein Softwaretechniker sein, die Methode ist darauf ausgelegt, dass jeder mitmachen kann ohne vorher etwas erlernen zu müssen. Zu diesem Zweck haben wir drei Geschäftsbereiche aufgebaut, nämlich Consulting, Coding und Coaching.

Im Consulting geht es darum, gemeinsam mit unseren Kunden, die bei uns Partner heißen, Digitalisierungspotenziale zu erarbeiten. Partner deshalb, weil wir ein wirklich kooperatives Modell fahren und nicht wie manche Berater ins Haus kommen, vorgeben alles zu wissen und dann wieder weg sind. Denn Digitalisierung ist immer Veränderung, und Veränderungen produzieren schnell Widerstand, vor allem bei den Mitarbeitern. Mit dem Interaction Room aber haben wir eine Methode, mit der wir das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter nutzen, um die Digitalisierungspotenziale von innen heraus identifizieren und bewerten zu können. Wir bringen also das Werkzeug und die digitale Kompetenz mit, sind aber auf das interne Wissen über Abläufe angewiesen, mit dem sich zum Beispiel Ineffizienzen identifizieren lassen. So können wir Digitalisierungspotenziale in interdisziplinären Teams gemeinsam erarbeiten und beurteilen. Damit ist die Akzeptanz von Beginn an gegeben. Wer hingegen meint, man bräuchte immer nur eine Standard-Software, die quasi rückwirkend die Prozesse im Unternehmen definiert, der verkennt, dass alle Unternehmen immer ein bisschen anders und viele Menschen sehr unglücklich mit solchen Entwicklungen sind. Am Ende des Consultings steht meist ein Grobkonzept mit vielleicht 35 Seiten, genug, um selbst ein Software-Entwicklungsprojekt zu starten, eine Ausschreibung für eine Fremdentwicklung zu machen oder auch bei Software-Unternehmen um die Vorstellung passender, fertiger Produkte zu bitten, bei denen vielleicht an der einen oder anderen Schnittstelle noch individualisiert werden muss. Wir haben diesen Prozess so stark professionalisiert, dass wir für diesen Weg und das Ergebnis für ein Entwicklungs-Projektvolumen von z. B. 0,5 Mio. EUR ca. 15 Tage brauchen. Sollten wir uns selbst um ein im Anschluss ausgeschriebenes Projekt bewerben – und damit in den Geschäftsbereich Coding kommen –, verrechnen wir unseren Consulting-Aufwand als Pre-Sales-Investition. Im Coding setzen wir dann die Entwicklung der Software mit unserem eigenen Team um.

Das Coaching ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil unseres Leistungsspektrums; wir vermitteln die Interaction-Room-Methode in eigenen Schulungen. So lassen zum Beispiel IT-Dienstleister ihren gesamten Mitarbeiterstamm bei uns schulen. Dabei umfasst das Coaching-Paket mehrere Schritte vom ersten Ausprobieren über die Schulung bis hin zum Training-on-the-Job – ein ganz wichtiger Aspekt! Denn auch, wenn ich die theoretische Führerscheinprüfung bestanden habe, kann ich deshalb noch kein Auto fahren. Über diesen Weg bauen viele unserer Kunden ihre eigene digitale Kompetenz auf und aus. Ein sehr nachhaltiger Weg, um sich kontinuierlich weiterentwickeln zu können. Die Standard-Schulung dauert nur zwei Tage, hier erlernen diejenigen mit erweiterten Vorkenntnissen, beispielsweise aus dem Bereich des Requirement-Engineerings, die Methode kompakt und erwerben damit das notwendige Know-how. Natürlich sind auch intensivere Schulungen möglich. In User Groups und einer Online-Community können zudem strukturierte Erfahrungsberichte erstellt und eingesehen sowie Fragen gestellt werden.

Nenn doch mal eins eurer bisher erfolgreichsten oder auch spannendsten Projekte und beschreib bitte den Mehrwert, den der Kunde dadurch erfahren hat.

Bei einem sehr großen Unternehmen waren wir vor Ort mit einem speziellen Projekt beschäftigt, als an anderer Stelle zeitgleich externe Berater an einem anderen Projekt zur Standardisierung und optimierten Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen arbeiteten. Die gingen so vor, wie ich es vorhin beschrieben habe: rein ins Unternehmen, Migration auf Standardsoftware durchführen, rausgehen. Die essentiellen Wissensträger des Unternehmens aber verweigerten sich der Zusammenarbeit mit den Beratern. Keiner wusste genau, warum. Wir wurden deshalb gebeten, dort eine Art Überblick-Workshop durchzuführen und luden alle Beteiligten ein. Wir wussten, wer die Bedenkenträger waren. Und tatsächlich platzte schon sehr früh die Bombe: Fast zweieinhalb Stunden lang mussten die sich untereinander erstmal richtig Luft machen. Dabei stellte sich heraus, dass die Heckenscheren-Mentalität, mit der Prozesse, die über Jahre mit größter Sorgfalt aufgebaut worden waren, zurechtgestutzt wurden, nicht gut ankam. Warnungen, was alles schief gehen würde, weil wichtige Teile und Prüfungen fehlten, waren nicht berücksichtigt worden. Vielfach hatte es auch gar keine Möglichkeit zur Partizipation gegeben. Wir haben dann die Buchhaltungsprozesse für eine Produktklasse exemplarisch herausgenommen und mit unserer Bewertungsmethodik anhand von Annotationen gemeinsam herausgearbeitet, worauf geachtet werden muss, wo begründete Herausforderungen liegen und welche Abhängigkeiten existieren. Das wurde zum einen einer der größten Prozesse, den wir je in einem Workshop modelliert haben und zum anderen folgten eine ganze Reihe von Workshops, die wir dann über ein halbes Jahr durchgeführt haben. Das Wichtigste aber: Die Wissensträger waren plötzlich voll dabei und aus Betroffenen wurden Beteiligte, die uns nachher auch weiterempfohlen haben! Die Erfahrung fand ich wirklich schön. Der Nutzen für das Unternehmen war enorm, weil erst dadurch klar wurde, wie Wichtiges von Unwichtigem unterschieden werden konnte. Dass Mitarbeiter die Herausforderungen begründen müssen, reduziert die Komplexität auf das Wesentliche, wodurch letztlich sowohl in der Konzeption als auch in der Umsetzung Geld gespart wird.

Welche Chancen bietet die Digitalisierung den kleinen und mittleren Unternehmen aus deiner Sicht?

Ich bin der Meinung, dass die Digitalisierung einen Mehrwert für alle Unternehmen bietet, man sich aber bewusst sein muss, wo man selbst eigentlich steht. Darin liegt sicher auch eine Schwierigkeit, und genau aus diesem Grund bieten wir Unternehmen einen kostenlosen Digitalisierungs-Check an, denn wir glauben fest, dass Digitalisierung nur wertschöpfend ist, wenn der digitale Reifegrad einer Organisation berücksichtigt wird. Die wichtigen Fragen sind ja „Wer bin ich, wo stehe ich und wo will ich hin“?

Wenn wir die einschlägigen Medien betrachten, bekommen wir schnell das Gefühl, dass es drei wichtige Dinge gibt, die eine Art Speerspitze bilden: Blockchain, Internet der Dinge und künstliche Intelligenz. Aber was kann zum Beispiel der Handel konkret damit machen? Ein Beispiel: Er könnte Chat-Bots anbieten, die einem Kunden sagen können, ob die Ware in erforderlicher Menge auf Lager ist. Für ein solches Detail selbst müsste ein Händler auch kaum etwas tun, vielleicht muss er aber zunächst mittels einer modernen Lagerhaltung die Basis schaffen, damit ein solcher Einsatz überhaupt möglich ist. Soll heißen: Digitalisierung betrifft nicht nur die Kundenschnittstelle und die technologische Speerspitze, sondern benötigt eine Ende-zu-Ende-Betrachtung von Geschäftsprozessen. Das Potenzial für den Mittelstand ist enorm und mit dem richtigen Partner an der Seite muss auch nicht für jede Problemlösung gleich eine riesige Software gebaut werden – eine ganze Menge Lösungen gibt es schließlich schon, und die kann man dann für ein paar Euro im Monat mieten. Man muss es eben nur wissen oder jemanden kennen, der es weiß.

Simon, besten Dank für die Einsichten in die auch bei Software-Projekten wichtigen Vorteile der interdisziplinären Kommunikation.

2018-04-10T10:10:22+00:00